«Просьбы» как замена «Служебных записок»

Коммуникации подразделений, горизонтальные связи… как много на ту тему написано. При этом единственной возможностью официально обратиться сотруднику одного подразделения к другому является использование «Служебной записки». Но «служебка» это достаточно неповоротливый инструмент и плохо подходит для оперативного решения рабочих вопросов.  В итоге СЭД/ECM используется только для официального документооборота, и она остается в стороне от реальной работы сотрудников. Горизонтальные коммуникации чаще всего реализуют с использованием электронной почты, однако она тоже имеет свои недостатки - низкая официальность, а так же отсутствие возможности собирать статистику.

Я предлагаю использовать такой инструмент как «Просьба». «Просьба» - это документированное обращение одного сотрудника организации к другому вне зависимости от иерархии подчинения, она носит официальный характер, однако не обязательна к исполнению. Сотрудник, к которому адресована «Просьба», обязан как-то на нее отреагировать – принять в работу или отказаться от нее. Принятая в работу просьба становится уже обязательной к исполнению. В большинстве современных СЭД/ECM работу с «Просьбами» настроить несложно, так же процесс работы с ними нужно добавить в корпоративные регламенты (стандарты).

Рисунок 1. Подготовка «Просьбы»

«Просьба» по своей форме и сути очень близка к письму электронной почты. В отличие от электронной почты «Просьбы» попадают в официальную статистику, в которой можно увидеть процент отказов, количество принятых получателем, но неисполненных «Просьб» и т.д. В свою очередь «Просьба» существенно выигрывает перед «Служебной запиской» в скорости прохождения, а так же сильно сокращает количество задействованных в процессе сотрудников. Пример различия пути прохождения документа можно увидеть на Рисунке 2.

Рисунок 2. Путь прохождения «Служебной записки» и «Просьбы»

«Просьбы» полностью не заменят и не исключат «Служебные записки», там где нужна максимальная официальность, например, при необходимости выделения материальных средств без «Служебной записки» не обойтись. По моей практике функционал «Просьб» оказывается достаточно востребованным, он дает новый толчок использования СЭД/ECM, а их количество в системе обычно существенно превышает количество «Служебных записок».